后勤服务公司
 
河北大学后勤信息化综合服务平台介绍


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    一、后勤信息化综合服务平台(HBULISP)简述
    河北大学教育信息化建设起步于上世纪90年代中期,是全国首批建成校园网并通过中国教育和科研网(CERNET)联入Internet的高校之一。目前,我校已经建成了与CERNET和Internet互联的校园信息网络基础设施,从建设规模、应用水平和实际效果方面都属于全国先进,省内领先。河北大学后勤信息化建设以学校为依托,立足于后勤自身,以现代后勤、科技后勤、节约后勤建设为目标,不断提高管理水平、服务水平、降低运行成本,为顾客提供优质便捷的服务,并将后勤的管理经验和思想以系统和软件的形式予以固化和推广。
    河北大学后勤信息化综合服务平台(Integrated Service Platform of Hebei University Logistics Informatization,简称“HBULISP”或“LISP”)是在我校后勤信息化建设过程中形成的集管理、服务、办公于一体的实时、同步、共享的综合性服务系统,该平台建设起步于2004年9月份,近年来不断发展和完善,主要包括信息化服务系统、企业内部资源管理系统、RTXOA网络办公系统、智能监控系统、信息资源发布系统五个子系统。如图所示:

    信息化服务系统主要包括学生公寓管理系统、网上选房系统以及在此基础上形成的河北大学后勤综合交费平台,同时还包含信息中心的网上报修、咨询、互动交流等信息系统,实现了学生网上缴费、选房、数据分析和顾客网上信息交流等功能。
    企业内部资源管理系统包括学生食堂物流售饭管理系统和用友U872企业资产、财务、人事综合管理系统两个方面:学生食堂物流售饭管理系统按照ISO—9001环节控制的思想,对高校餐饮运转过程确定了采购、库管、加工、销售、成本核算和卫生安全六个关键控制点,来确定高校餐饮管理所需的关键信息,确保了学生基本伙食的直接投料的比例和标准。用友U872管理系统是按照“协同、集成、管控”的现代企业内控理念引入和设计的,最终实现企业内部管理数据的共享、分析和决策功能。
    RTXOA网络办公系统以在易泰多办公系统和腾讯通RTX系统基础上,结合集团实际情况对公司的各类行政审批进行了流程再造和二次开发,实现了电子文件的流转、审批与签发,质量文件的网络化管理等功能。
    智能监控系统主要包括学生公寓智能控电系统和新校区智能数据采集系统,同时还设有物业小区门禁系统、办公楼视频监控系统,实现了能源智能监测分析和校园安全保障等功能。
信息资源发布系统由集团网站、校园电子显示屏、管理人员手机发布系统、电子工资条发布系统等功能系统组成,具备了后勤公共服务信息、内部管理信息和员工个人信息的综合发布功能。
    几年来,后勤信息化综合服务平台持续发展和完善,对于推进现代后勤、科技后勤、节约后勤建设起到了积极作用:
    一是推进了现代后勤建设。相对于传统后勤而言,现代后勤的管理和服务是规范化和标准化的,由经验型的管理向科学管理的转变。通过RTXOA办公系统和内部管理软件,后勤日常办公形成了标准化的流程,各项工作规范有序;通过学生食堂物流售饭管理系统的开发和应用,在餐饮采购、配料、加工、销售等方面实现了标准专业的管理;通过智能监控系统,在对能源控制和监测等方面也进一步规范化,用科学的数字分析实现了标准化的管理。最主要的,人员的思维意识发生了重大变化,科学的、规范化的管理理念取代了传统经验式的思维,为现代后勤的发展奠定了良好的基础。
    二是推进了科技后勤建设。经过几年的发展,我校后勤的数字化水平、智能化程度显著提高,科技含量明显提升。后勤内部日常文件处理和信息交流实现了网络,效率大大提升;学生选房、交费以及信息的发布、与顾客之间的沟通交流的后勤服务实现了信息化,知识含量和服务水平明显提高;餐饮服务环节、能源的消耗分析等工作均实现了数字化,科技后勤、智能化后勤得到了充分体现。
    三是推进了节约后勤建设。信息化的不断发展和深入,带来的是后勤运行成本的大幅度下降,为节约型校园建设奠定了良好的基础。如,学生食堂物流售饭管理系统由于在各方面都对流程和标准进行了严格界定,每年就可以节约管理成本10%以上,智能监控系统可以使不必要的水电消耗减少50万元以上。通过网上办公和信息发布,可以节约日常办公经费10%以上,综合交费平台的使用,不仅提高了服务质量和管理水平,每年仅迎新现场节约劳动力成本就达5万元以上。
    河北大学后勤信息化综合服务平台经过近年来的持续发展,取得了良好的效果,后勤整体服务和管理水平相应也有明显提升,得到了社会有关部门和广大师生的充分认可和高度评价。近几年来,师生满意度一直保持在95%以上,学校和集团受到国家和省有关部门表彰80余次,河北大学先后被教育部评为“全国高校后勤先进集体”和“高校节能工作先进单位”,后勤集团自2004年以来连年被教育部评为“信息宣传先进集体”。

    二、后勤信息化建设与保障水平
    (一)经费投入
    河北大学后勤社会化改革以来,学校和集团一直都十分重视信息化的发展,不断加大信息化的投入力度,信息化资金投入每年都保持在后勤管理经费的10%以上,从硬件设备、软件引进与开发、人才培养等各个方面,相继投入1000多万元,其中包括服务器、智能监控系统、安装电子显示屏、引进各种终端设备等硬件设施投入以及软件应用系统的引进和开发等。此外,为了提高信息化建设的人力资源保障能力,后勤集团还培养了一批专业的技术人才和服务人员,几年以来人员成本相继投入100余万元。
    (二)规划与实施
    在2004年之前,河北大学就已经开始推行信息化建设,如在学校推行使用校园卡售饭系统、开发了学生食堂物流售饭管理系统、建设了后勤集团网站等等。2004年9月份全面起步以来,后勤集团进一步提出了完整的发展战略,将河北大学后勤信息化综合服务平台的总体发展分成了四个阶段整体规划和实施:
    1.信息化全面启动阶段(2004年—2006年)
    2004年9月份,后勤集团信息化调度指挥中心的成立,标志着河北大学后勤信息化全面启动。继而,河北大学后勤集团制定了完整的信息化发展规划,在各个单位设立信息员岗位,不断推进组织机构建设;制定并完善相关规章制度,丰富集团网站,使信息化建设逐渐形成一个体系。同年,为了进一步提高办公效率,后勤集团引入了RTXOA网络办公系统,实现了无纸化办公和异地办公,管理模式由金字塔型转向扁平化管理。在软件研发方面,2006年暑期,河北大学后勤集团结合工作实际,自主研发了学生公寓管理系统,并正式投入使用,有力的推动了后勤信息化的发展。
    2.信息化服务推广阶段(2007年—2008年)
    2007年—2008年是河北大学后勤信息化服务推广阶段,也是信息化发展和信息化服务平台搭建最为关键的两年,2007年,后勤集团结合实际工作需要完成了RTXOA网络办公系统的升级,按照集团内部组织管理构架改进流程、完善功能,使公文的审批流更加方便、快捷和切合工作实际;同年,后勤集团着手升级学生食堂物流售饭管理系统,并将物流管理系统和售饭系统进行联网,经过一年时间,到2008年7月,全面建立起了既符合现代高等教育规律要求,又适应市场经济法则的现代餐饮管理机制;2008年,在学生公寓管理系统的基础上,又自主研发了学生公寓网上选房系统,并正式投入使用,为后勤综合交费平台的建设奠定了基础。另外,河北大学还在学生公寓引入了智能控电系统,大大降低了安全隐患,形成了学生公寓用电管理的信息化。至此,河北大学后勤信息化的发展迈上了一个新的台阶。
    3.信息化资源整合阶段(2009年—2011年)
    在这个阶段,我校积极对各个系统进行整合和优化,构建起了河北大学后勤信息化综合服务平台的基本架构。
    软件引进和开发方面,以网上选房系统为基础,后勤集团自主研发了河北大学后勤综合交费平台,同时还引进了用友U872企业资产、财务、人事综合管理系统,并对RTXOA办公系统进行了进一步升级,更加符合集团发展的实际情况。
    同时,河北大学后勤集团还对软硬件系统资源进一步整合,形成了涵盖信息化服务系统、企业内部资源管理系统、RTXOA网络办公系统、智能监控系统和信息资源发布系统的河北大学后勤信息化综合服务平台完整构架。截止目前,除了智能监控系统因其能源监控子系统受前期资金投入的限制,正在积极谋划和逐步展开外,其余四个系统的应用已经比较成熟,并向着更加完善的方向发展。
    4.信息化发展创新阶段(2012年—2015年)
    2012年以前,我校已经对后勤信息系统资源进行了整合,并初步实现了融合,2012年至2015年将是河北大学后勤信息化建设深度融合和创新发展的阶段。在这一阶段里,河北大学后勤信息化将完全融入到学校“基于数字信息与资源融合的创新教育一体化平台”的整体规划中,后勤信息实现更大平台的共享。同时,根据学校打造“智慧校园”的目标和要求,进一步转变自身的观念和意识,完善规章体系和制度建设,在管理手段和服务方式等方面持续创新,不断丰富后勤信息化综合服务平台的内容,持续推进智慧校园和智能化校园的建设。
    (三)制度建设
    河北大学后勤信息化建设作为学校信息化建设的重要内容,启动之初就明确了自身的战略定位,根据学校的总体战略部署,结合自身信息化发展的情况,制定了后勤集团信息化发展的总体规划,明确了信息化的发展目标,并根据总的规划,将整体目标进行分解,制定年度计划,有步骤有计划的开展实施。
    随着河北大学后勤信息化建设工作的不断推进,后勤集团相继制定完善了各种制度,包括《信息中心工作制度》、《网络办公系统使用管理暂行规定》、《固定资产网络系统管理暂行规定》、《网上综合交费平台操作规程》、《信息员工作考核制度》等二十余项制度,逐步形成了一整套完备的信息化制度体系,有力的保障了后勤信息化的健康、快速发展。
    (四)组织建设
    在河北大学教育信息化领导小组的领导下,河北大学后勤集团成立了集团信息化建设领导小组,由集团党委书记任组长,各单位主要领导及技术骨干为成员,全面负责集团信息化建设的实施和推进。领导小组下设办公室,全面协助领导开展信息化推进工作。集团信息化建设领导小组及其办公室定期召开会议,研究后勤信息化发展方向,确定发展思路和目标,积极推进信息化发展。
    (五)队伍建设
    为了保障信息化的快速健康发展,河北大学后勤集团在信息化领导小组的领导下,成立了两个主要业务部门,建立了由集团分管领导主抓的专门信息化建设队伍:一是信息化建设职能管理部门——信息中心,主要由信息中心和各单位信息员组成的管理队伍,负责方案的制定和实施、信息采集、发布、设施设备和系统的维护;二是技术研发部门——电子商务部,由专业技术人员组成的技术研发队伍,负责系统、软件的开发和应用以及相关的技术维护。河北大学后勤每年根据实际情况,定期对所有的管理人员和技术人员进行业务培训,保证各项工作的落实和顺利开展。
    (六)信息安全保障
    在管理上,一方面,将部分重要服务器放到学校网络中心,对其实行委托管理,在大环境上增强了其安全性,另一方面,明确分工,派专人负责管理各类服务器,从硬件、软件、数据、权限等各个方面明确了服务器的分工管理,坚持“归口管理、分级操作、各负其责”的原则,保障集团日常工作的平稳有序运行。同时,在信息中心建立硬件设备档案,实行专人管理,做到定期检查、定期维护、定期保养。
    在技术上,通过建立VPN虚拟专网、采用RAID技术的磁盘阵列、建立服务器、工作站双层备份体系、安装专业防病毒软件且随时更新病毒库等各种现代信息技术手段,在网络环境、软件系统、数据传输、硬件设备等各个方面,根据实际应用的不同,采取相对应的措施,全面保障设备、系统的安全性。
    三、技术水平与系统业务功能情况介绍
    (一)信息化服务系统
    1.技术水平
    该系统的核心内容是在公寓管理系统和学生选房系统基础上建立起来的河北大学后勤综合交费平台。该平台是依托工商银行网上银行自主研发的B2C模式的网上交费系统,开发使用的是Microsoft Visual Studio 2010,数据库采用的是Microsoft SQL Server 2005,整体架构为B/S架构。每年我们以新生录取数据为基础,以网上银行为依托,实现学生数据管理的初始化和各项费用收取的网络化,使学生在开学前通过交费平台,随时随地就能完成各项后勤费用的交费工作。
    2.实现的功能与应用程度
    河北大学后勤综合交费平台主要实现了学生住宿数据管理、公寓房源管理、新生分区自主选房和各项费用的网上交费以及与银行自动对账等四个功能。系统从2008年投入使用,起初只用于每年新生从网上预订宿舍,2009年开始与工商银行企业网上银行对接,开始实行网上交费。随着时间的推移,系统不断的完善,主要体现在以下几方面:
    (1)交费项目由住宿费一项拓展为住宿费、床上用品费、预存伙食费、教材预定费、预存洗浴费等5项费用。
    (2)交费群体由新校区、校本部两个校区的本科新生扩展到了新校区、校本部和医学部三个校区的所有在校学生。
    (3)系统与银行的对账方式由手工对账变成了自动对账。
    (4)系统开放时间由每年8月份变成了全年开放。

    从近几年的运行情况来看,每年的交费金额以及各项费用的交费率有了明显提高(见上图),该系统的使用:
    对学生而言,系统实现了后勤各项费用交纳的一站式服务,同学们只需开通工商银行的个人网上银行业务就可以进行网上交费,真正实现了实时交费,不受时间和地域的限制,既方便又快捷,使集团的服务显得更加人性化。
    对后勤而言,一方面,节省了现金收费带来的人力、物力的浪费,避免了现金收费带来的资金安全管理问题。另一方面,系统实现了网上交费和学生公寓管理系统中各项数据的共享和平滑转接,确保了各类数据的一致性和准确性。
    对学校而言,一方面,在房源相对紧张的情况下,可以对全校学生房源做出合理的安排,提高了管理效率。另一方面,实现了对账的自动化,提供的数据更加及时、准确、快捷。
    (二)企业内部资源管理系统
    1.技术水平
    企业内部资源管理系统包括学生食堂物流售饭管理系统和用友U872企业资产、财务、人事综合管理系统两个方面,其中前者为河北大学后勤集团自主开发的系统,该系统以安全性和稳定性为原则,贯穿在系统结构设计、设备选型、网络设计、软件设计、运行管理和维护等各个方面。

    首先从统一网络平台、统一数据库、统一身份认证体系、数据传输安全、各类管理系统接口、异常处理等软件总体设计思路的技术实现考虑,使各校区工作站系统和各读卡终端设备的综合智能达到了最佳系统设计。其次该系统数据库采用MS SQL Server2000,建立角色权限管理制度,同时按照数据的重要程度分别存储,重要数据查阅需使用电子签章。数据传输的所有报文经过MD5、DES等加密措施,防止非法截取、篡改、破译。服务器所有接入都采用动态密钥进行签到、签退。系统采用大机数据集中的模式,保证数据的高度一致和不间断运行。
    通过10余年的研发、实践与改进,该系统具备了多重自动备份、掉电保护、误操作提示等安全保护功能,同时实现了网络故障情况下的脱网运行、工作站故障情况下可仅依靠网卡售饭的“绿色通道”脱机运行和不受地点限制的无线售饭功能,保证了系统使用“全天候”。2009年该系统获“中国高校餐饮行业管理创新二等奖”。
    2.业务功能和应用程度
    学生食堂物流售饭管理系统是一个封闭运行的“环”路,其依照ISO9001质量体系的科学性、严谨性,设置采购、库管、加工、销售、成本核算和卫生安全六个关键控制点,实现了学生伙食存款、饭菜销售、伙食原料申报、采购入库、出库等环节信息互交,通过成本分析、销售收入与利润对比分析等数据分析图表,对整个餐饮服务体系开展实时、有效的监控,实现了学生食堂核算、售饭管理的科学化、精细化和标准化。
    该系统的应用使学生食堂完成由模糊式管理到数字化管理的转变。管理者通过对各种数据的查看和比对分析,更容易找到工作中的问题和不足,为下一步工作提供科学的决策依据。在经营中随时掌握食堂的实时损益,根据销售来指导食堂的采购和加工制作,有效地控制库存物资的数量和质量,减少资金占用量,加快资金周转;及时控制产品成本和利润,确定成本利润最佳平衡点,为调整主、副食品种结构提供准确的参考;又如系统中的损耗率图表功能,可以分析出学生食堂的正常和非正常损耗值,并明确分析出在哪个环节或哪种菜上产生了非正常损耗,从而解决了以前盲目甚至是不计成本的管理。同时也堵塞和制约了管理制度上的漏洞,最终使管理简单化,一切用数字说话。
    物流售饭管理系统的应用也方便了同学们就餐,餐卡一个校区注册,四个校区通用,使得以前的一卡一地的情况不复存在。通过无线售饭卡机的使用,摆脱了售饭地域的限制,解决了提供饭菜到宿舍、迎新现场等方便师生就餐结算困难的问题。
    通过10余年的研发和实践,物流售饭管理系统实现了任意一台接入校园网的电脑通过用户名和口令就可以完成数据操作的目的,详细的职能分工和强大的功能组合,使物流的管理变得条理清晰。各岗位人员各司其职,改变了以往交叉管理带来的种种弊端。部门间信息的传递也由原来的逐个部门依次传递,改变为瞬时各部门信息共享,大大提升了信息传递的速度和准确性,最大限度地杜绝了人为失误带来的损害,进一步确保了日常管理的准确化、数字化、科学化。
    (三)RTXOA 网络办公系统
    1.技术水平
    RTXOA网络协同办公系统是集团与四川易泰多科技有限公司合作开发的网络协同办公系统,经过多年不断改进,利用RTX 办公协同插件与腾讯通RTX系统进行了全面的整合,实现了消息即时沟通与单位重要信息资料的沉淀。
    RTXOA系统采用模块化设计,可根据不同用户需求进行增删和扩展;对公文流转流程可以直接操作,支持图形化方式操作;系统的权限管理非常精细,可以按人员、组织或群组对用户的访问权限进行良好而灵活的功能控制,操作直观而方便有效防止越权操作。系统安全方面,提供了包括数据传输、用户访问、系统功能控制和数据安全存储的多级安全体系结构,最大限度地保护了内部关键信息和用户个人信息,同时还可以与网络安全防火墙等设备进行关联,对信息流、数据进行处理和备份,确保数据的完整性和安全性。
    2.实现的功能和应用程度
    RTXOA网络办公系统实现了企业内部审批无纸化办公,用户通过WEB页面或RTX系统就可以处理各种文件、邮件、信息、流程等工作,系统主要由个人办公、发文管理、工作事务、档案管理、公共信息管理、全文检索七个模块组成,完全具备了信息化和现代化办公的各项功能要求。
    自2004年启用RTXOA系统以来,经过多次改版和再开发,RTXOA系统已经完全融入到企业内部管理当中,集团所有的请示报告流转、劳动用工手续审批、公文流转签发、质量文件查询等全部采用网络办公。截止到2012年2月,RTXOA系统注册用户达到90余人,腾讯通RTX注册用户达到180余人,全部覆盖了集团所有部门的关键岗位。以2011年为例,集团使用RTXOA系统处理各项文件达400余件,公文流转7000余次,员工之间通过RTX传递信息达二万余条。
    RTXOA办公系统的引入和不断完善,是集团工作流程再造的过程,通过该系统的使用,不仅实现了网络化、无纸化的异地办公,管理模式由金字塔型向扁平化转变,大大提高了工作效率,而且解决了信息孤岛现象,把分散的资源整合起来,实现数据的共享,为后勤的科学决策与管理奠定了良好基础。
    (四)智能监控系统
    智能监控系统主要由学生公寓智能控电系统和智能数据采集系统组成。学生公寓智能控电系统由控制软件,IC卡读写器,通讯转换器,管理器,集中式机柜,通讯线,用户卡等构成,通过控制软件对各机柜进行实时监控,实时下传和采集各分路数据,各公寓可持卡在管理器和电脑上进行相应状态即时查询和管理。系统集供电、控电、限电、抄表、计费等功能于一身,采用计算机分级控制的方式,对公寓进行用电的计量与控制管理。该系统既能自动进行用电量的读取、存档、结算,保证数据的准确性,又能实现用前收费,免去人工抄表、收费等繁琐工作,使管理更为方便、轻松,具有预付费、电费计量、定时开关、用电查询、负载管理、购电提示、无费关断、免费基础电量设定、短路过载保护、数据异地备份、用电统计、分析、故障自动声光报警、负载识别等功能。目前,我校学生公寓安装的智能控电系统,不仅杜绝了学生宿舍违章电器的使用,大大降低了安全隐患,而且实现了对每间宿舍用电情况的实时监控,可以及时、科学的总结各公寓、各宿舍的用电量,并绘制成柱型图,对超支用电宿舍实施重点管理,从而实现了信息化的用电管理。
     智能数据采集系统,基于ODMA(智能校园无线网络)移动无线网络平台,通过移动组网随机智慧选径系统和稳定的客户端设备,形成对水电数据的智能化管理。目前,新校区科教园区所有楼宇的智能数据采集系统已全部建设完成,同时,改进的水电管理系统网站已正式启用,园区电表网络集抄系统已链接到网站,可供相关用电单位和管理人员实时掌握各楼宇的用电动态。智能数据采集系统的建设,不但增加了各楼宇用电情况的透明度,而且对用电情况实时监测,对于我校创建节约型平安校园具有重要意义。
    (五)信息资源发布系统
    信息资源发布系统以网站、校园LED电子显示屏等发布平台为重点,融合了管理人员手机发布系统、电子工资条发布系统,实现了信息实时共享,缩短了管理流程,提高了管理效率。
集团网站为自主开发设计,依托河北大学校园网,设有70多个二级子版块,已经成为集团交流工作的园地、发布信息的平台、宣传展示的窗口和与师生员工沟通的桥梁。集团自主开发了网上招标系统和网上报修系统:通过网上发布招投标信息、网上报名、网上竞价等方式,实现了招标工作的信息化,确保了招标工作公开、公平、公正;网上报修系统充分利用网络的便捷,师生员工在网上登记报修信息,网站管理员及时反馈给承修单位,详细记录维修过程,实现报修、派工和意见反馈的信息化,提高了工作效率。几年来,网站在集团管理和服务工作中发挥着重要作用,信息发布量超过4万条,师生员工访问量逐年提高,网站总访问量100余万次,进一步拉近了集团与被服务对象的关系。
    集团在校内设置了17块LED电子显示屏,分布在餐厅、超市、公寓、生活区等人员密集区域,组成校园公共部位信息发布系统。信息发布系统采用无线传输方式,从后台管理到无线传输到终端显示,实时更新。信息发布内容包含学校重大活动信息、校内各单位行政信息、学生社团信息、师生员工个人信息、天气预报等公共信息。此外,集团还发布后勤工作动态和服务信息。校园LED电子显示屏启用以来,每天信息发布量百余条,为师生提供全面的信息服务,成为师生了解后勤服务工作的窗口和学校宣传工作的一块重要阵地。

    河北大学后勤信息化综合服务平台经过几年的运行和不断完善,已经取得了良好的成效,信息化和数字化后勤在管理、服务、办公等各个领域都得到了广泛的应用和充分体现:通过智能化和数字化的管理和服务,有力的推动了智慧校园和数字化校园的建设;通过知识化和标准化手段,实现了后勤工作管理流程的再造,大大提升了工作效率;通过信息化和网络化的服务,最大限度的满足了广大师生的需求,服务水平大幅度提高。从整体上看,河北大学后勤的信息化建设已经融入到学校整体规划和发展中,具有良好的发展空间,今后将继续依托学校,立足自身,加大信息化建设力度,推动现代后勤、科技后勤和节约后勤的持续发展。

 



   update: : 2013-4-1 10:33:08

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